DIVISIÓN DE SOFTWARE

CANAL DE DENUNCIAS

¿CANAL DE DENUNCIAS?
Obligatorio para empresas con +50 trabajadores
La Ley 2/2023 obliga a todas las empresas a partir de 50 empleados a implantar un canal de denuncias anónimas y de acceso público antes del 1 de diciembre de 2023.
Seguro y Anónimo
Nuestro sistema de información ofrece una plataforma sólida para proteger a los denunciantes y garantizar que su identidad se mantenga confidencial en todo el proceso. Protege a tus empleados y promueve una cultura de transparencia con nuestra solución de vanguardia.
Proceso de Informes Simplificado
Di adiós a los complicados procedimientos de informes. Nuestro sistema de información ofrece una interfaz fácil de usar, que permite a los denunciantes enviar sus preocupaciones con solo unos pocos clics. Capacita a tus empleados para que hablen y descubran posibles problemas antes de que se agraven.»
ES…
- Una herramienta informática que de forma confidencial permite reportar incidentes delictivos y conductas inapropiadas dentro de una entidad tanto pública como privada.
- El propósito de un sistema de denuncias es salvaguardar a aquellos individuos que forman parte de la organización o tienen una relación laboral con ella.
Cuando los empleados son testigos o víctimas de prácticas cuestionables, ahora se les debe permite denunciar tales circunstancias, al igual que a personas ajenas a la organización, como postulantes a empleos, colaboradores independientes o proveedores.


¿PARA QUIEN?
- Empresas privadas a partir de 50 empleados.
- Partidos políticos, sindicatos, organizaciones empresariales y fundaciones creadas por unos y otros, siempre que reciban o gestionen fondos públicos.
- Todos los sujetos obligados por la Ley 10/2010 sobre Prevención de Blanqueo de Capitales y Financiación del Terrorismo, sin importar su número de empleados.
- Empresas privadas con un plan de Compliance, sin importar su número de empleados.
- En el sector público, todas las administraciones públicas están obligadas, excepto aquellas que pertenezcan a municipios con menos de 1.000 habitantes.
Monitorización y Alertas en Tiempo Real
«Mantente un paso por delante con las capacidades avanzadas de monitoreo de nuestro sistema de información. Recibe alertas instantáneas cuando se presenten nuevos informes de denunciantes, lo que te permitirá abordar los problemas de manera rápida y mitigar posibles riesgos. ¡Protección proactiva en su máxima expresión!»
CALENDARIO DE ADOPCIÓN
Es obligatorio para todos los entidades designadas implementar un sistema de reporte confidencial y de acceso público antes del 13 de junio de 2023.
Las empresas privadas con un número de empleados entre 50 y 249 tienen una excepción y se les otorga un plazo ampliado para adaptarse, hasta el 1 de diciembre de 2023.
Dado los impactos positivos que esto tendrá en la confianza y el respeto hacia una conducta ética por parte de tus trabajadores, te recomendamos que implementes un sistema de reporte en tu empresa lo antes posible para que puedas comenzar a experimentar sus beneficios más rápidamente.

Gestión Integral de Casos
«Nuestro sistema de información proporciona un centro centralizado para gestionar los casos de denunciantes de manera eficiente. Asigna equipos dedicados, realiza un seguimiento del progreso de las investigaciones y mantiene registros detallados, todo en un lugar seguro. Mejora la responsabilidad y garantiza una resolución exhaustiva.»
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DETALLES DE LA LEY

¿Cuáles son las penalizaciones que mi empresa podría recibir por no cumplir con la Ley 2/2023?
La Ley 2/2023 establece consecuencias significativas para aquellos que no cumplan con la obligación de implementar un sistema de reportes o no tomen medidas para salvaguardar la seguridad de los informantes
- Para individuos: se impondrán multas que oscilan entre 1.001 y 300.000 euros, dependiendo de la gravedad de la infracción.
- Para entidades jurídicas: se aplicarán multas que van desde 100.000 hasta 1 millón de euros, según la gravedad de la infracción.
- En casos de infracciones consideradas muy graves, además de la multa, la organización recibirá una reprimenda pública y se le prohibirá recibir ayudas económicas y/o contratar con el sector público.

¿Evito la implementación de un sistema de denuncias si mi empresa tiene menos de 50 empleados?
Las organizaciones con menos de 50 empleados podrían estar obligadas si cumplen cualquiera de los siguientes requisitos:
– Si son entidades políticas, sindicatos, asociaciones empresariales o fundaciones vinculadas a ellos, siempre y cuando reciban o gestionen fondos públicos.
– Entidades sujetas a la Ley 10/2010 de Prevención de Blanqueo de Capitales y Financiamiento del Terrorismo (LPBC), sin importar el número de empleados.
Anteriormente, su obligación se limitaba a implementar un sistema de denuncias interno exclusivamente para sus empleados, pero con la Ley 2/2023 también deberá estar accesible para cualquier persona relacionada con la organización.
Algunos ejemplos de entidades sujetas son:
– Empresas en el sector financiero e inmobiliario.
– Empresas en el sector del lujo, como joyerías, galerías de arte, relojerías y negocios náuticos.
– Empresas en el sector de juegos de azar.
– Asesores fiscales, contables, aseguradoras, auditores y bufetes de abogados.
– Aquellos que realicen operaciones superiores a 15.000 €.
– Empresas privadas con un plan de cumplimiento normativo, incluso si tienen menos de 50 empleados. Anteriormente, su obligación se limitaba a implementar un sistema de denuncias interno exclusivamente para sus empleados, pero con la Ley 2/2023 también deberá estar accesible para cualquier persona relacionada con la organización. Es importante tener en cuenta que implementar un plan de cumplimiento normativo no es suficiente si no se incluye un canal de comunicación seguro y confidencial para informar sobre actividades que violen el código de conducta de la organización.
En el sector público, todas las administraciones públicas están obligadas sin importar el número de empleados, excepto aquellas que pertenezcan a municipios con menos de 1.000 habitantes.

¿ Por qué no sirve una dirección de correo electrónico creada al efecto?
- Hay empleados y partes interesadas que no se sienten cómodos con el uso de su correo electrónico personal para informar. por ello pueden sentirse desalentados o reacios a usar este método. Podrían usar una dirección de correo electrónico bajo un alias para ocultar su identidad, pero aún así esto actúa como elemento disuasorio.
- Si se envía un informe a una dirección de correo electrónico que se comparte entre varios usuarios, el informante puede exponer la información a posibles amenazas de seguridad. Hay más formas de interceptar, comprometer o manipular correos electrónicos que los canales de denuncia de irregularidades creados exclusivamente para tal fin.
- En la mayoría de empresas, el responsable de sistemas tiene acceso a los correos electrónicos corporativos, por lo que podría leer información confidencial si así lo quisiera y violar la confidencialidad del denunciante, aún sin ser un atacante externo.

¿y usar un formulario de contacto como Canal de Denuncias?
Si bien los datos ingresados en el formulario se pueden almacenar adecuadamente en el panel de administración del sitio web y permiten la posibilidad de ser anónimos, presentan algunos inconvenientes.
Disponer de una zona neutral a la que acceder por parte del denunciante, donde se recoge todo el histórico de la operación de comunicaciones y resoluciones no es posible de esta manera, si la denuncia es anónima. El órgano de control no podrá comunicarse con esa persona y pedirle más detalles sobre lo sucedido.
Un canal de denuncias específico es una inversión accesible para la empresa y proporciona significativas ventajas en cuanto a seguridad, confidencialidad y gestión sencilla. Evitar la denuncia y sanciones es asequible.

¿Dónde promociono mi Canal de Denuncias?
Lo más habitual y para que esté disponible para todos los interesados es que coloque un apartado con un enlace al canal de denuncias en el «footer» (menú inferior) de su página web en todas las páginas. Si solo lo promociona en su intranet, por ejemplo, no estará accesible a posibles informadores de fuera de la organización.

RESUMIENDO
- Un canal de denuncia es una herramienta o software que permite comunicar, de manera confidencial y con un sencillo formulario, las actividades y conductas potencialmente irregulares que puedan suponer un incumplimiento del Código de Conducta y/o la posible comisión de un delito penal.
- Los canales de denuncia son importantes porque permiten identificar y denunciar irregularidades, malas prácticas o la mala administración de una organización y que sirve de base para una correcta gestión empresarial.
- La información que se debe proporcionar en un canal de denuncia incluye detalles sobre la actividad sospechosa o irregular, la fecha y hora en que ocurrió, el lugar donde ocurrió y cualquier otra información relevante.
- Cualquier persona que tenga conocimiento o sospecha de una actividad sospechosa o irregular puede presentar una denuncia a través del canal de denuncia.
- La confidencialidad se garantiza mediante el uso de canales seguros y cifrados para la presentación de la denuncia y la protección del informante.
- Las denuncias presentadas a través del canal de denuncia se investigan mediante un proceso interno que incluye la recopilación y análisis de pruebas y la identificación del alcance del problema.
- Después de una investigación, se pueden tomar medidas disciplinarias contra los empleados involucrados en actividades sospechosas o irregulares, así como medidas correctivas para prevenir futuros incidentes.
- Si alguien presenta una denuncia falsa a través del canal de denuncia, puede enfrentar consecuencias legales y disciplinarias.
- El uso del canal de denuncia se puede mejorar mediante la promoción activa del canal entre los empleados y la creación de una cultura empresarial que fomente la transparencia y la responsabilidad.
- Si una empresa no tiene un canal de denuncias, puede enfrentar consecuencias negativas como la falta de transparencia, la pérdida de oportunidades, el riesgo de incumplimiento legal y la pérdida de reputación ². Además, según la ley, las empresas que no implanten el canal de denuncias se enfrentarán a sanciones económicas. Las sanciones pueden ser leves por no disponer de un canal de denuncias o incumplir con sus obligaciones y graves por impedir el uso del canal de denuncias o violar el derecho de confidencialidad.Es importante que las empresas tengan un canal de denuncias para que los empleados puedan informar sobre cualquier irregularidad sin temor a represalias. El canal de denuncias también puede ayudar a las empresas a detectar problemas internos antes de que se conviertan en problemas mayores.
ESTUDIE ESTAS OPORTUNIDADES Y COMPARE
DICEN DE NOSOTROS…
«Como empresa comprometida con el mantenimiento de los más altos estándares éticos, el Canal de Denuncias de Helphone es un activo muy valioso. Las características personalizables del software nos permiten alinearlo con las necesidades y políticas específicas de nuestra organización. Nos ha ayudado a crear un entorno seguro y confiable donde los empleados y asociados se sienten seguros al informar cualquier problema que puedan enfrentar»
Andrés. F. G.
CEO Empresa Metal. (75 empleados)
«Con los canales de denuncias, nuestra organización ha experimentado una reducción significativa en posibles incidentes de mala conducta. Las capacidades de monitoreo y detección temprana del software nos han permitido identificar y abordar problemas antes de que se intensifiquen. Se ha convertido en una herramienta invaluable en nuestra estrategia de gestión de riesgos»
CEO Empresa zona franca aduanera (+1000 empleados)
«el Canal de Denuncias de Helphone ha simplificado nuestro proceso de denuncias, haciéndolo más accesible para nuestra fuerza laboral global. El soporte multilingüe del software garantiza que los empleados puedan informar inquietudes en su idioma preferido, promoviendo la inclusión y la diversidad. Se ha convertido en un pilar de nuestro compromiso con la equidad y la igualdad de oportunidades»
Irene Schmidt v.F.
HHRR Grupo exportador (+250 empelados 5 paises)
«El Canal de Denuncias de Helphone ha sido fundamental para fortalecer nuestros esfuerzos de cumplimiento. Las sólidas funciones de seguimiento y seguimiento del software garantizan que ningún problema reportado se pase por alto. Ha simplificado nuestros flujos de trabajo, lo que nos permite centrarnos en abordar y resolver los asuntos de manera eficiente».
A.G.H.
Compliance Manager (+200 empleados)
«El Canal de Denuncias de Helphone ha empoderado a nuestros empleados. La función de reporte anónimo del software alienta a las personas a hablar, sabiendo que su identidad estará protegida. Este mayor compromiso nos ha ayudado a descubrir información crítica y tomar medidas apropiadas de manera rápida».
Iosu Zaza L.
Responsable implantación proyecto del canal de denuncias (60 empleados), sector Agroalimentario.
«Desde que implementamos el Canal de Denuncias de Helphone, hemos visto un aumento notable en el número de informes de denuncias. El diseño intuitivo del software y su plataforma segura han brindado a nuestros empleados un espacio seguro para expresar sus inquietudes. Sin duda, ha elevado nuestro compromiso de crear un lugar de trabajo transparente».
Jorge Mediavilla